文書管理のこと

あまり政治向きのことは書いてこなかった。

これからも、多分、さほど書かない。僕が書かなくても誰かが書くだろうし、僕が書くことによる付加価値はさほどない。

で、隠蔽だのどうのこうの言われている文書管理のことである。

役人の仕事は、結局は課題の解決である。

課題を特定し、その課題を共有し、政策課題としての共通認識化を図る。

その過程で上司に説明し、説明のための資料も作る。

政策課題がはっきりしたら、必要な措置を検討し、実行する。

内部での検討に限らず、審議会プロセスを経ることもある。

法律の制定や見直しが必要だったら、国会議員への説明に回ったりする。

そのために必要なのが、文書であり、いかにわかりやすい文書を作成するかに知恵を絞る。

文書は、出番が終われば（課題への対応という意味では）役割も終える。

で、一つの課題への対応が終わると、次の課題が待っている。役割を終えた文書のことなど、誰も覚えていない。

机の上から、ロッカーに移され、そのうち倉庫行きか、シュレッダー行きか。

そんなものなのだ。

文書整理に時間を使うくらいなら、次の課題に対処した方がいい。。。というのが僕が役人として身につけた文化だった。

執務スペースの制限、ロッカーの数の制限、倉庫の制限、電子データであれば共有ドライブの容量の制限。

文書を捨てるインセンティブはいくらでもある。捨てなかったとしても、目の前の仕事に忙殺されて整理もされず、人事異動の引き継ぎの時に忘れ去られることもある。

文書管理がずさんなのは当たり前だ。

ところで、研究者に研究費の管理や、申請書類の作成をさせることへの批判がある。クリエイティブなことをするのが本務である研究者の時間を、クリエイティビティを必要としない事務仕事で奪うことへの批判である。

役人も同じじゃないかと思うのだが、定員の制限で、バックオフィス業務を担当する職員は大幅に縮小。文書管理もバックオフィス業務の中でちゃんとやれれば良いのだろうけど。